Политика конфиденциальности

Документ описывает, какие данные обрабатывает сервис none (далее — Сервис), зачем, сколько они хранятся и как их удалить. Оператор — ТОО «QIT Enterprise».

1. Два вида данных

Сервис разделяет данные пользователей Сервиса и данные, которые компания-клиент вносит в свой контур. Это разные вещи, и правила у них разные.

• Данные учётной записи — имя, электронная почта, телефон, название компании. Оператор обрабатывает их как оператор персональных данных.
• Данные компании — объекты, договоры, сметы, сотрудники, контрагенты и всё остальное, что компания внесла. Здесь оператором выступает сама компания, а Сервис обрабатывает эти данные по её поручению и только для того, чтобы Сервис работал.

По Закону Сервис в этой части — третье лицо: лицо, которое не является ни субъектом, ни собственником, ни оператором, но связано с ними правоотношениями по сбору, обработке и защите данных (подпункт 17 статьи 1 Закона «О персональных данных и их защите»). Обязанность защищать эти данные — наша собственная, а не только компании: меры защиты закон возлагает и на оператора, и на третье лицо (статья 22 Закона).

2. Что собирается

Полный перечень — на отдельной странице: какие персональные данные мы обрабатываем. Там по каждой группе людей сказано, какие данные, для какой задачи, с какой целью и на каком основании.

Перечень там не ведётся руками: он собирается из кода Сервиса и на каждой проверке сверяется со структурой базы данных. Поэтому он не может отстать от того, что Сервис действительно хранит, — а список, набранный в этом тексте, однажды отстал.

Ниже — то, чего перечень не объясняет: как именно Сервис поступает с местоположением, что он не собирает вовсе и как обращается с заработной платой.

• Местоположение Сервис определяет только при отметке рабочего дня и только с согласия работника, данного в Сервисе или на бумаге. Сверка отметки с местом работы — филиалом, объектом, складом или заявкой — включена по умолчанию, компания может её выключить. Если работник согласился, то при нажатии «Начать день» и «Закончить день» записываются широта и долгота точки, точность определения, время и пометка, был ли работник в пределах заданного компанией радиуса. По кнопке «Определить моё место» точка используется, чтобы подсказать ближайшее место работы, и не записывается. Фонового отслеживания нет: место определяется только в момент нажатия. Без согласия работника координата не определяется, а отметка работает без неё. Координата хранится, пока действует согласие, но не дольше, чем сама отметка; при отзыве согласия или прекращении трудового договора записанные координаты начала и конца дня и пометки «вне зоны» удаляются, а отметки остаются; копии пометок, которые компания уже выгрузила в свои файлы, Сервис не видит и удалить не может — их удаляет сама компания. Свои координаты работник видит в табеле, руководитель — только пометку «вне зоны», без точки. Оператор этих данных — сама компания, Сервис обрабатывает их по её поручению; другим лицам для их собственных целей они не передаются. Кроме того, на картах адресов есть кнопка «Моё местоположение»: по нажатию браузер показывает вашу точку на карте, в Сервис она не передаётся и не сохраняется — сохраняется только метка адреса, которую вы ставите сами. Поле «координаты» у снимка в журнале работ заполняется руками.

Часть данных в Сервис вносит сама компания — о своих работниках, контрагентах, представителях заказчика. Они тоже в перечне, отдельными группами, и оператором по ним выступает компания, а Сервис обрабатывает их по её поручению.

• Резюме Сервис не собирает. От соискателя, откликнувшегося на вакансию, остаются имя, телефон и, если он их написал, пара строк о себе — файлов с резюме нет ни в какой форме.
• Сведения о подписавшем документ читаются из того, что прислал сам подписант, а не запрашиваются где-то ещё. Они нужны, чтобы проверить: документ подписала сторона договора, а не тот, у кого оказалась ссылка, — и что ключ вообще годился для подписи.

ИИН относится к персональным данным ограниченного доступа. Со сведениями о заработной плате Сервис обращается так же строго: право видеть суммы выдаётся отдельно от права работать с самим разделом, поэтому доступ к разделу не означает доступа к заработной плате.

О работниках компании Сервис не собирает: паспортных данных, домашнего адреса, диагнозов и любых медицинских сведений — по болезни хранятся только дни и сумма пособия.

Что система читает из ИИН. ИИН мы проверяем контрольным разрядом — это единственная проверка, которую устанавливают действующие Правила формирования индивидуального идентификационного номера (приказ Министра внутренних дел РК от 29 июня 2023 года № 521). Других сведений система из номера не выводит: норма не придаёт его цифрам значения даты рождения, пола или гражданства.

У бизнес-идентификационного номера структура в норме описана (приказ Министра юстиции РК от 27 июня 2023 года № 423): пятый разряд показывает тип — 4 юридическое лицо-резидент, 5 нерезидент, 6 индивидуальный предприниматель на совместном предпринимательстве. Поэтому проверку контрагента система ведёт от БИН.

Ни о ком Сервис не собирает: биометрии, сведений о вероисповедании, национальности и политических взглядах.

3. Зачем

• Предоставить доступ к Сервису и разграничить права.
• Выставить счёт и подтвердить оплату.
• Ответить на обращение в поддержку.
• Обеспечить безопасность: выявить подбор пароля, необычные обращения, утечку.

Данные компаний не используются для обучения моделей, для рекламы и не передаются третьим лицам для их собственных целей.

4. Кому передаются

Только тем, без кого Сервис не работает или не выполняет то, о чём его попросили:

• Хостинг-провайдеру — на его серверах Сервис работает.
• Платёжному провайдеру — при оплате подписки.
• Службам доставки писем и сообщений — чтобы уведомление дошло.
• Поставщику языковой модели — если компания пользуется ИИ-ассистентом (он входит в платные тарифы); что именно уходит, сказано в разделе 5.
• Государственным реестрам Казахстана — БИН или ИИН контрагента при проверке его по открытым данным: data.egov.kz и портал Комитета государственных доходов. Проверку запускает сама компания. Когда так уходит ИИН, передача записывается в журнал передач персональных данных: при проверке контрагента — в журнал компании, при регистрации — в журнал Сервиса. В записи — кому и когда, а при проверке контрагента — ещё и кто её запустил. Повторная проверка того же номера в тот же день отмечается в той же записи. Сам ИИН в журнал не заносится — только его отпечаток, не сам номер.
• Компании, разместившей вакансию — отклик соискателя целиком, чтобы она могла с ним связаться. С момента передачи компания — оператор этих сведений; сама передача записывается в журнал передач персональных данных Сервиса. Другим компаниям отклик не показывается.
• Службе электронной цифровой подписи — при подписании документа туда уходят подпись и сертификат подписанта, а в сертификате его имя и ИИН.

Каждый получает минимум необходимого и не вправе использовать данные для собственных целей. Список поставщиков предоставляется по запросу.

Государственным органам — только по законному требованию, оформленному в установленном порядке.

5. Трансграничная передача

Она есть, и случаев четыре. Первые три включаются по решению самой компании или самого работника — ассистент, Telegram, уведомления браузера: пока их не включили, ничего из них наружу не уходит. Четвёртый — почта — устроен иначе: он происходит САМ. Чтобы подтвердить регистрацию, прислать счёт или предупредить о сроке, Сервис обязан до вас дозвониться письмом, и выбора здесь нет ни у вас, ни у нас. Поэтому он назван отдельно и первым по последствию: за границу уходит сам адрес вашей почты — персональные данные в чистом виде.

1. ИИ-ассистент. Языковая модель размещена за пределами Республики Казахстан. Туда уходит:

• текст вопроса, который человек задал ассистенту, и перечень названий проверок, доступных ему по правам, — чтобы модель поняла, о чём спрашивают;
• при разборе загруженного прайса — только подписи столбцов; значения заменяются на «(число)», «(текст)», «(дата)» до отправки;
• при подсказке названия загруженного файла — только обезличенный остаток имени: слова, набранные строчными буквами, известные названия документов и расширение файла. Всё, что содержит цифры, адреса почты и слова с заглавной буквы, отбрасывается; если после этого от имени ничего не остаётся, обращения к модели не происходит.

Это обезличивание, а не гарантия, и касается оно только имени файла: слово, написанное строчными буквами, в нём остаётся. Текст вопроса уходит как набран — если вы сами напишете в вопросе фамилию, сумму или название объекта, они уйдут вместе с ним.

Не уходит намеренно: суммы договоров, названия объектов, сведения о работниках, документы и вложения. Модель ничего не считает и не хранит результат работы компании: ответ собирает Сервис у себя, в границах прав спросившего. Прикрепить файл в чат с ассистентом нельзя. Ассистент входит в платные тарифы. Ассистент живёт только внутри Сервиса, после входа: на витрине, в форме отклика и в портале соисполнителя его нет. Передача происходит в момент обращения к ассистенту — не обращались, не передавали.

2. Уведомления в Telegram. Если работник привязал себе Telegram, его уведомления дублируются на серверы Telegram за пределами Казахстана. Уходит короткая фраза о виде события — «Вас упомянули в задаче», «По вашему лоту подали предложение» — и ссылка на страницу Сервиса. Ни имён, ни сумм, ни номеров документов, ни названий объектов в этих сообщениях нет: фраза на каждый вид события своя и постоянная, из записи в неё ничего не подставляется.

При самой привязке имя тоже не уходит. Работник нажимает «Привязать телеграм» в своём профиле и отправляет боту код со своего аккаунта; в ответ бот пишет «Готово» и говорит, что уведомления будут приходить сюда. Имени работника в этом ответе нет — проверить, чей чат привязан, можно у себя в профиле. Привязку работник начинает сам, снимает тоже сам, и каждый вид уведомлений можно отключить отдельно.

3. Уведомления в браузере. Чтобы браузер показал уведомление, Сервис обращается к шлюзу этого браузера — он тоже за пределами Казахстана. Содержимого в этом обращении нет: шлюз получает только адрес подписки, который сам же и выдал, и сигнал «для этого устройства что-то есть». Текст браузер забирает у Сервиса сам, обычным запросом с теми же ключами доступа, что и весь кабинет.

4. Транзакционная почта. Служебные письма — подтверждение регистрации, счёт на оплату, предупреждение об истечении срока хранения — Сервис отправляет через внешний почтовый ретранслятор, находящийся за пределами Казахстана. Чтобы письмо дошло, ретранслятору передаётся адрес вашей почты, тема и текст письма; текст может содержать номер документа, сумму и название того, о чём письмо. В отличие от первых трёх случаев, эта передача происходит без вашего отдельного действия: письма нужны, чтобы Сервис вообще мог с вами связаться. Отказаться от служебных писем, не переставая пользоваться Сервисом, нельзя — без них вы не узнаете ни о счёте, ни о сроке.

Передача за пределы Казахстана является трансграничной и осуществляется с вашего согласия — подпункт 1) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите».

Не обращались к ассистенту, не привязывали Telegram, не разрешали браузеру уведомления — значит по первым трём случаям за границу не передали ничего. Адрес почты — исключение: он уходит на служебное письмо сам, и уже поэтому передача есть у каждого, кто зарегистрировался (случай 4 выше). Государственные реестры Казахстана и служба электронной подписи, названные в разделе 4, находятся в Казахстане — это не трансграничная передача.

6. Где хранятся данные

Данные Сервиса — цифровой объект с персональными данными, загруженные файлы и резервные копии — хранятся в Республике Казахстан, в Алматы. За пределы страны они не передаются. Сведения о поставщиках размещения предоставляются по запросу.

Бумажные документы с персональными данными — подписанные приказы, согласия на бумаге, личные дела — Сервис не хранит: они остаются у компании, и где они лежат, решает она.

7. Биржа

Часть сведений становится публичной, но только по решению компании и только по опубликованным лотам: вид работ, объём, регион, срок. Название компании и документация раскрываются, если компания это выбрала. Ничего не публикуется автоматически.

8. Сколько хранится

• Данные компании — пока действует договор и 90 дней после его окончания, чтобы можно было выгрузить.
• Резервные копии — до 30 дней, после чего затираются.
• Бухгалтерские документы по оплате Сервиса — в сроки, установленные законодательством.
• Отклик на вакансию — 6 месяцев после закрытия вакансии. Затем имя, телефон, почта и написанное о себе стираются, а в подборе компании остаётся обезличенная запись: вакансия, этап и дата отклика. Если соискателя приняли на работу, его сведения дальше обрабатываются как сведения работника компании — в связи с трудовыми отношениями. Сроки хранения кадровых документов несёт компания как работодатель; в Сервисе эти сведения хранятся на условиях первого пункта этого списка — пока действует договор и 90 дней после его окончания.

9. Срок действия согласия

Согласие действует с момента регистрации и до тех пор, пока вы его не отзовёте или пока не будет удалена учётная запись. Отзыв — в разделе ниже; после него обработка прекращается, кроме случаев, когда она обязательна по закону.

Отдельного срока «до такого-то числа» у согласия нет намеренно: пока вы пользуетесь Сервисом, обработка нужна для самой работы, а как только перестали — работают сроки хранения из раздела 8.

Соискатель, откликнувшийся на вакансию, учётной записи не заводит. Его согласие действует до обезличивания отклика по сроку из раздела 8 или до отзыва. Отозвать его можно письмом в поддержку Сервиса или в компанию; Сервис передаёт отзыв компании.

10. Права пользователя

Вы вправе:

• узнать, какие ваши персональные данные у нас есть — с какой целью, из каких источников и как долго они хранятся. Ответ — в течение трёх рабочих дней со дня получения обращения; при отказе в тот же срок направляется мотивированный ответ (пункт 16 Правил сбора, обработки персональных данных, приказ № 395/НҚ);
• отозвать согласие. Обработка прекращается в течение пятнадцати рабочих дней, кроме данных, хранение или обработка которых требуется по законодательству Республики Казахстан; в этом случае направляется мотивированный отказ (пункт 6-3 тех же Правил);
• потребовать исправления или дополнения данных при наличии подтверждающих документов (пункт 13 тех же Правил). Срок нормой не установлен; мы отвечаем в течение трёх рабочих дней со дня получения обращения — это наше обязательство;
• потребовать уничтожения данных, собранных или обработанных с нарушением законодательства, а также в иных случаях, установленных Законом (пункт 25 тех же Правил). Срок нормой не установлен; отвечаем в те же три рабочих дня.

Обращение — на info@none.kz. Сроки в этом разделе — по данным, оператором которых является Сервис.

Если это данные, которые внесла о вас компания-клиент, — вы её сотрудник, контрагент или подрядчик, — обращаться нужно к ней: оператором по ним выступает она (раздел 1), и решение об исправлении и удалении принимает тоже она. Мы поможем ей это исполнить, но за неё не решаем.

Если вы откликались на вакансию, дверей две. Ваш отклик собираем мы — нашу копию удаляем мы. Компанию-работодателя, которой отклик передан, закон считает третьим лицом: её копия дальше её, и требование о ней подаётся ей.

На требование удалить ваши данные закон даёт три ответа, и не всегда это удаление.

• Удаляем — если обязательного срока хранения для этих данных нет и ни один случай ниже не применяется.
• Закрываем доступ и прекращаем использовать — если закон обязывает нас хранить документ определённое время (первичные документы, бухгалтерия, кадровые приказы). Удалить его раньше мы не вправе. Данные лежат до конца обязательного срока и удаляются по его окончании; дату мы называем в ответе на ваше требование.
• Отказываем — если закон запрещает исполнять требование. Тогда мы называем основание. Пункт 4 статьи 41 Цифрового кодекса перечисляет шесть случаев; у нас реально встречается один — защита прав и законных интересов третьих лиц (подпункт 1): счёт, акт или заказ это документ двух сторон, и ваше требование не может убрать его у второй стороны, у которой он остался законно. Остальные пять — дела о правонарушениях, правосудие и исполнение судебных актов, публичный интерес, прямо установленный законами, государственная статистика и научные исследования при анонимизации, государственные функции и услуги — в нашей работе почти не встречаются; мы называем их, чтобы перечень был полным, а не чтобы расширить себе право отказа.

Отдельно про блокирование: закон даёт вам право потребовать его, пока идёт проверка вашей жалобы (подпункт 8 пункта 2 статьи 25 Закона «О персональных данных и их защите»). У компании, работающей в Сервисе, есть чем это исполнить — в карточке работника, контрагента, контактного лица и соискателя.

Блокируется то, что вы оспариваете, а не вы целиком: написали «телефон взят незаконно» — замораживается телефон. Если вы оспариваете саму обработку, замораживаются все сведения о вас в этой карточке. Блокирование — не удаление и не отказ в обслуживании: данные остаются, с ними перестают работать (подпункт 3 пункта 2 Правил № 179/НҚ — временное прекращение сбора, изменения, использования, распространения и уничтожения).

Пока блокирование действует, оспоренное нельзя изменить, а саму запись нельзя удалить: удаление запрещено целиком, какой бы ни был предмет — частичного удаления не бывает, оно унесло бы и оспоренное вместе с остальным. Звучит наоборот ожидаемому, поэтому говорим прямо: пока идёт проверка, спорить будет о чём.

Работать вы при этом не перестаёте: вход в Сервис, зарплата и учёт рабочего времени идут как обычно, и отметить их в предмете спора нельзя. Дело не в удобстве компании: условия сбора этих сведений задаёт норма, а не ваше согласие — вести учёт рабочего времени работодатель обязан (подпункт 20 пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса), обеспечивать защиту доступа обязан оператор (подпункт 1 пункта 1 статьи 22 Закона «О персональных данных и их защите»). Значит «нарушения условий сбора» по ним не бывает — нет и предмета спора.

Требование подаётся компании-оператору, и решение принимает она. Блокирование ставится по самому наличию сведений о нарушении, а не после того, как его признали обоснованным: проверка идёт следом за блокированием, а не перед ним.

11. Защита

Ниже — применяемые меры защиты. Они названы отдельным списком не для красоты: компании-клиенту, которому положено уведомлять уполномоченный орган о намерении обрабатывать персональные данные (статья 10-1 Закона «О персональных данных и их защите»), в уведомлении нужно указать применяемые меры, а применяет их Сервис.

• Соединение шифруется.
• Пароли хранятся в виде необратимых хешей — восстановить исходный пароль невозможно, в том числе нам.
• ИИН хранится зашифрованным.
• Секрет второго фактора и резервные коды входа хранятся зашифрованными и в ответах системы не показываются.
• Данные компаний разделены на уровне запросов: обращение за пределы своего контура технически невозможно.
• Доступ внутри компании разграничен по ролям, а право видеть суммы выдаётся отдельно от права работать с разделом.
• Ведётся журнал входов — кто, когда и с какого адреса, — и журнал изменений записей.
• Подбор пароля пресекается: после череды неудачных попыток вход с этого адреса блокируется.
• Доступ сотрудников Оператора к данным клиентов — только по обращению в поддержку и с записью в журнал.

Где находятся база и резервные копии — восьмой пункт того же уведомления: в Республике Казахстан, на сервере Сервиса. За пределы страны данные для хранения не вывозятся; случаи, когда отдельные сведения всё же пересекают границу, перечислены в согласии, раздел 7.

Остальные пункты уведомления — о передаче третьим лицам, трансграничной передаче, общедоступных источниках и перечне собираемых данных — можно взять готовыми: они разобраны в перечне обрабатываемых данных и в разделах 6, 7 и 8 согласия.

Нужно ли уведомление именно вам и попадаете ли вы под освобождение для малых и средних операторов — решаете вы: пороги считаются по вашим субъектам, а не по нашим. Мы называем норму и даём сведения, но за вас не решаем и вашим уведомлением не занимаемся.

12. Изменения

О существенных изменениях Оператор сообщает по электронной почте не менее чем за 14 дней. Текущая редакция всегда доступна на этой странице.

13. Контакты оператора

ТОО «QIT Enterprise»
БИН: 180140019356
Почта: info@none.kz
Адрес: РК, г. Алматы, Алатауский район, ​20-й микрорайон, 47 к3​, 7 кабинет